Vejamos a descrição de cada campo:

(Ref. 7.1) – Código: Código identificador do serviço com limite máximo de 10 caracteres. Importante que o código seja intuitivo para facilitar a sua posterior utilização. Exemplos:

• MENS-FUND1 (Mensalidade Ensino Fundamental 1)

• MAT-INF (Matrícula Educação Infantil)

• TX-UNIF (Taxa de Uniforme)

• TX-MDIDAT (Taxa Material Didático)

(Ref. 7.2) – Nome: Nome que identifica o serviço, no exemplos acima são o que estão entre parênteses.

(Ref. 7.3) – Situação: O status do serviço se está “ativo” ou “inativo”. Caso em algum serviço seja descontinuado, é importante manter o cadastro do serviço para que exista esta informação no sistema, para isso não é aconselhado a exclusão do mesmo, mas sim a mudança de situação.

(Ref. 7.4) – Sigla: Identifica o Serviço, pode ser uma sequência de caracteres diferente do campo código, ou podem-se deixar os dois campos tendo a mesma informação.

(Ref. 7.5) – Tipo: Identifica qual o tipo de serviço ele se refere (Mensalidade, Taxas, Negociação, Outros etc.).

(Ref. 7.6) – Conta Corrente: Vinculação do serviço a uma determinada conta corrente que já esteja previamente cadastrada no sistema. Pode-se ter mais que uma conta corrente cadastrada, e ter serviços relacionados a contas diferentes. Quando o cliente não utiliza geração de cobrança bancária, ou seja, emissão de boleto, utiliza-se a conta corrente padrão do sistema que é chamada de CAIXA.

(Ref. 7.7) – Base Multa: Escolha da base de tarifação em caso de pagamento em atraso. Têm-se duas opções (Bruto ou Líquido), ou seja, o cálculo de reajuste terá como base a opção escolhida.

(Ref. 7.8) – Índice Juros: Como no campo acima, escolha do índice de tarifação em caso de pagamento em atraso. Tem-se previamente cadastrado três opções (Correção IBGE, Correção INPC e ÍNDICE FIXO), ou seja, o cálculo de reajuste terá como base o índice escolhido.

(Ref. 7.9) – % Multa: Porcentagem de multa que incidirá sobre o valor dos pagamentos que acontecerem em atraso. O preenchimento deste campo não é obrigatório.

Veja abaixo um exemplo de preenchimento:

(Ref. 8) Aba Geral: Configuração do serviço “Mensalidade Educação Infantil e Fundamental 1º ano”. 

(Ref. 9) Aba Parcelas: Utilizado para inclusão dos valores das mensalidades mês a mês.

Após a criação do serviço é necessário digitação dos valores referente ao mesmo. No exemplo que estamos demonstrando, serão cadastrados os valores base das mensalidades de Educação Infantil e Fundamental 1º ano.

Importante ressaltar que, cada instituição escolar possuiu uma estrutura própria de organização, e os serviços devem ser criados tomando como base a organização da instituição, pois no exemplo abaixo temos mensalidades iguais de Educação Infantil e Fundamental 1º ano,e por isso foram aglutinas em um único serviço, porém siga o padrão de sua instituição escolar.

Ainda não existem Parcelas (Valores) cadastradas para o referido serviço, pois o mesmo acabou de ser criado. Veja a descrição de cada campo:

(Ref. 10) Vencimento: deve constar a data padrão de pagamento, mesmo que alguns alunos façam o pagamento em dia diferente, porém é necessário estabelecer uma data padrão. As exceções serão tratadas posteriormente na data de vencimento no cadastro de aluno (Aba Responsáveis).

(Ref. 11) PA: digitar a referência da parcela. Exemplo: 01, 02, 03...

(Ref. 12) Plano: Escolher a qual tipo de plano a parcela que está sendo cadastrada deve ser vinculada, de acordo com as configurações do sistema para sua instituição escolar. Este campo é de pesquisa e requer que os mesmos já tenham sido cadastrados anteriormente. Para saber como cadastrar um plano consulte o Tutorial sobre este serviço. Exemplos de planos: Mensal, Semestral, Anual. Dentro de um mesmo serviço, podemos ter valores diferentes distribuídos em planos diferentes.

(Ref. 13) Valor: digitar o valor bruto da parcela.

(Ref. 14) Botão Inserir: para confirmar a inclusão dos dados.

Faça a inclusão apenas do primeiro mês (Janeiro).

Caso o sistema financeiro de sua instituição trabalhe com valores diferenciados baseando-se na data de pagamento, utilize o Botão Abat. (Ref. 16) para lançar os outros valores. Veja na imagem abaixo:

No exemplo acima temos três valores diferentes com base em datas de pagamento diferentes (até 05/01/2013 = R$362,00; até 10/01/2013 = R$381,00; até 11/01/2013 = R$401,00).

Para fazer estes lançamentos basta preencher os campos Data Abatimento e Valor (Ref. 17) e escolher qual o Código de Abatimento (Ref. 18 - cada valor com um código diferente), e clicar no Botão Inserir (Ref. 19). Para sair desta opção clique no Botão Fechar (Ref. 20).

Os botões da (Ref. 21 e Ref. 22) são para Alterar e Excluir, respectivamente, os lançamentos.

Para fazer os demais meses do ano utilize o Recurso de duplicação. Posicione o ponteiro do mouse sobre o Item Serviço, e clique na opção Duplicar Parcelas (Ref. 24).

ATENÇÃO: É aconselhável fazer este procedimento de duplicação somente após a digitação do primeiro mês de todos os serviços criados, pois assim serão duplicados executando-se a rotina apenas uma vez. Para isso ocorrer, nenhum dos serviços poderá estar selecionado, caso contrário só haverá a duplicação para o serviço selecionado.

Uma janela sobreposta se abrirá, veja:

Faça o preenchimento do primeiro campo Data Referência (Ref. 25) com a mesma data de vencimento padrão – primeira parcela e digite no campo Data Nova (Ref. 26), com a data do próximo mês que será duplicado. Clique no Botão OK (Ref. 27) para confirmar a duplicação. 

Para gerar os demais meses do ano, basta fazer este procedimento mais 11 vezes variando sempre a Data Nova (Ref. 26) para o próximo mês.

A relação das parcelas será apresentada como na imagem acima.

Veja abaixo outro exemplo de cadastramento de um serviço, porém neste caso é para planos diferentes, cada plano possuiu um valor específico, porém todos eles fazem parte de um mesmo serviço:

Aqui foram cadastrados apenas os valores referentes ao mês de janeiro, precisando posteriormente fazer a duplicação das parcelas para os demais meses como foi demonstrado anteriormente.