Objetivo: fornecer as informações necessárias para que o usuário consigo gerir as informações de requerimentos.

Duração: 1 hora

Pré-Requisitos: conhecimentos básicos de navegação web, ter participado do treinamento inicial “Navegação dentro do GEO”

Introdução

O sistema GEO possui um módulo completo de controle de requerimentos, facilitando a organização e controle do processo de solicitações de documentos, solicitações de bolsa etc. É possível inclusive controlar o andamento e o pagamento para os casos de solicitações onde é cobrada uma taxa.

A preparação do ambiente de controle de requerimentos requer alguns cuidados antes da utilização plena. Iniciemos pelo cadastro dos departamentos. Esse cadastro serve para indicar quais os departamentos que podem ser responsáveis pelo andamento dos requerimentos. O sistema já vem com alguns departamentos pré-cadastrados, porém você pode excluir ou incluir conforme a necessidade da escola.

No menu CONFIGURAÇÕES – Parâmetros, visualizamos a seguinte tela:

Na aba geral fazemos o filtro pelo grupo “DEPARTAMENTO”, carregando a lista dos departamentos cadastrados no sistema. Inclua ou exclua conforme a necessidade.

Agora precisamos cadastrar os tipos de requerimentos disponíveis, tais como segunda via de histórico, atestados, pedidos de bolsa etc.

No menu ACADÊMICO – Cadastros – Requerimento, a seguinte tela é visualizada:

Comece pelo campo código. Digite um código para o requerimento a ser cadastrado. Esse código pode ter até 10 caracteres alfanuméricos. Após a digitação do código, tecle <TAB>. O sistema emitirá a mensagem “código não encontrado”. Clique em “ok” para fechar a janela de aviso. Essa mensagem aparece porque, ao digitar um código e teclar <TAB>, o sistema procura um registro já cadastrado com esse código para preencher a tela com as informações. Como esse registro ainda não existe, a mensagem é mostrada, confirmando que esse código pode ser utilizado para um novo cadastro.

Digite os campos de acordo com as recomendações:

Nome: nome ou descrição do requerimento. Esse campo será usado para descrição nos relatórios, portanto digite de forma simples e clara.

Departamento: escolha o departamento responsável pelo encaminhamento do requerimento. Esse departamento é o inicial, durante o processamento do pedido será possível encaminhamento para outros departamentos.

Serviço: nos casos de requerimentos pagos, selecione qual o serviço que será utilizado para geração da taxa de requerimento.

Prazo: número de dias para entrega do pedido. Esses dias serão utilizados para cálculo da data prevista de entrega, e pode ser considerado como dias úteis ou corridos, de acordo com a opção estabelecida nos parâmetros, grupo “PRAZO-REQ”.

Prazo Pagamento: número de dias utilizados para calcular o vencimento do título da taxa, para o caso de requerimentos pagos.

Valor: valor cobrado pelo requerimento, no caso de pagos. Nos isentos de taxa, deixar com zero.

Quando o requerimento é finalizado ao ser pago, assinale o “checkbox” “finalizar ao receber?”

Chamada relatório: cada requerimento pode utilizar um layout diferente de relatório, caso necessário. Para isso, preencha esse campo com o nome do relatório específico. Caso fique em branco, será utilizado o relatório padrão.

Campo Livre 1 a 9: nos casos em que mais informações sejam necessárias no cadastro do requerimento para o aluno, utilize esses campos para configurar quais as informações serão necessárias. Por exemplo, você pode solicitar a matéria num pedido de prova substitutiva.

Com a estrutura de departamentos e requerimentos pronta, podemos fazer uso do módulo de controle de requerimentos relacionados à pessoa. Na tela de pessoa (menu ACADÊMICO – Cadastros – Pessoa) temos a aba “Req”, temos a seguinte tela:

A caixa de seleção “status” serve para filtrar somente os registros de acordo com o filtro selecionado: aberto, andamento o finalizado.

Para cadastrar um novo requerimento, escolha o tipo e preencha a data, turma e observações (se necessário). Clique na seta para inserir o registro.

Após a mensagem de confirmação, a tela mostrará o registro com o novo pedido de requerimento. A tela abaixo exemplifica essa situação:

O requerimento é criado com o status “Aberto”. Clicando na lupa, temos um pop-up com possíveis campos adicionais para preenchimento, caso tenha sido definido no cadastro do requerimento.

O botão “P” irá abrir o relatório configurado para o requerimento escolhido, ou caso não tenha sido definido um relatório específico, abrirá o relatório padrão. Imprima e entregue o protocolo do aluno.

Clicando no botão com um “*”, temos os detalhes do andamento. Para requerimentos isentos de taxa, o status é definido como “andamento”. Para os pagos, o status é definido como “pagamento pendente”, pois é necessária a quitação da taxa para que o andamento seja iniciado.

Clique no botão “*” para visualizar a tela de detalhes do andamento.

Adicione registros de acordo com o andamento, como por exemplo se houver necessidade de encaminhamento do pedido para outro departamento. Preencha os campos e utilize a seta para inserir um novo registro.

No caso de títulos gerados de taxa de requerimento, quando o departamento financeiro fizer a baixo do mesmo (manual ou pelo retorno do banco), o sistema irá automaticamente inserir um registro indicando que o requerimento foi pago e o andamento do mesmo será iniciado.

Cada departamento poderá emitir o relatório diariamente para saber quais os requerimentos que foram cadastrados durante o período e que são de sua responsabilidade. Os relatórios de apoio estão no menu acadêmico, com os seguintes nomes:

Conclusão: após este treinamento você deverá se sentir apto à utilizar todo o processo de controle de requerimentos pelo GEO. Caso surja alguma dúvida durante a execução dessas tarefas, entre em contato com nossa central de atendimento através do fone (11) 2626-2637.