Objetivo: fornecer as informações necessárias para que o usuário consigo gerir as informações de cobrança e envio/retorno de arquivos financeiros.

Duração: 2 horas.

Pré-Requisitos: conhecimentos básicos de navegação web, ter participado do treinamento inicial “Navegação dentro do GEO”.

Introdução

O sistema GEO permite efetuar o controle de cobrança de títulos de duas maneiras distintas:

1. Geração de títulos sem emissão de boleto bancário: Neste caso não haverá transação bancária para recebimento dos títulos. Essa opção deve ser escolhida quando a instituição escolar opta em efetuar os recebimentos diretamente na escola. Essa escolha possui vantagens e desvantagens, exemplo: (Vantagem) Não haverá custo no processo de baixa do título, pois não está sendo feito pelo banco. (Desvantagem) Quando o recebimento é na escola, sempre há possibilidade do responsável pelo título ficar solicitando isenção de multa e juros por atraso etc. Apesar de não haver impressão de um boleto com código de barra, o sistema permite efetuar a geração do relatório intitulado “Carnê” presente na categoria financeiro, onde os títulos podem ser impressos para que a escola possa montar um carnê com todos os pagamentos e entregar ao aluno/responsável.

2. Geração de títulos com emissão de boleto bancário: Já nesta opção haverá impressão de boleto bancário com código de barras da instituição financeira onde a escola é cliente pessoa jurídica. O sistema GEO permite carteiras bancárias registrada e sem registro, e a escola precisa decidir qual tipo de carteira é a mais conveniente. De uma maneira geral a carteira sem registro é a melhor opção, pois requererá um menor custo por boleto, já que o valor de cada boleto será debitado somente no momento do recebimento do mesmo. Para maiores detalhes das diferentes entre os tipos de carteira consulte o gerente de sua agência bancária.

Abaixo demonstraremos como efetuar o controle de cobrança das duas maneiras apresentadas acima.

Siga as orientações conforme a forma que sua instituição escolar decidiu trabalhar.

Geração de títulos sem emissão de boleto bancário

Todos os serviços que foram criados devem estar vinculados a conta corrente “Caixa”, veja abaixo um exemplo:

Não confundir a Conta Corrente “CAIXA”, que é o caixa interno do sistema, com a instituição financeira “Caixa Econômica Federal”. 

A geração de títulos acontece da mesma forma, seja para emissão de títulos sem boleto bancário e emissão de títulos por meio de carteira bancária, ambas configurações utilizam a mesma rotina e são realizadas pela Tela Manutenção Cobra – Aba “Geração”.

Para efetuar a geração de títulos acesse o menu FINANCEIRO – Processos – Manutenção Cobrança, a seguinte tela será exibida:

A Aba “Geração”, como o próprio nome diz, é utilizada para a geração dos títulos de acordo com os critérios especificados nos filtros.

A lógica de tela é filtrar os alunos que obedeçam aos critérios estabelecidos, e disparar a rotina de geração para cada um deles de forma individual, permitindo o controle de eventuais inconsistências sem atrapalhar a geração num todo.

Para o preenchimento da lista com os alunos, o sistema considera a matrícula em serviço cadastrada na tela de pessoa, que foi digitada manualmente, matriculada pela tela de processo matrícula ou gerada através de um pacote de serviços.

Alguns campos do filtro merecem uma abordagem mais a fundo, são eles:

Excluir devedores: marcando esse campo, estamos informando ao sistema que exclua da geração de títulos todas as pessoas que possuírem títulos em aberto até uma determinada data, que é escolhida no campo “Dt Corte Devedores”. Isso é útil quando desejamos evitar que um aluno pague um título de rematrícula sem estar com sua ficha financeira devidamente quitada. Não se preocupe, pois posteriormente esses títulos poderão ser gerados de forma automática, nesta mesma tela, bastando selecionar o aluno da lista, pois quando clicamos em um aluno e marcamos esse nome em “azul”, a rotina é disparada apenas para o nome selecionado.

Mensagem boleto: existem casos em que a mensagem padrão cadastrada na conta corrente deve ser ignorada, e uma mensagem específica deve ser enviada nos boletos. Selecionando alguma mensagem nessa caixa de seleção, isso acontecerá. Essa lista de mensagens padrão pode ser alimentada na tela de parâmetros, grupo “MSG-BOLETO”.

Data Início e Fim: selecione o intervalo do vencimento das parcelas que deseja gerar. Esse intervalo de datas será utilizado tanto para o filtro dos alunos que atendem ao requisito (data de vigência dos serviços matriculados para a pessoa) quanto às parcelas (cadastro de parcelas no serviço).

Data Início e Fim das Aulas: esse campo é opcional e utilizado quando os títulos são calculados de acordo com as aulas que devem ser cobradas (campo “pagto aluno” marcado na aula). Para gerações desse tipo, selecione sempre um intervalo de apenas um vencimento no campo anterior (data início e fim) e digite o período correspondente das aulas que deve ser cobrado.

Após o filtro dos campos desejados, clique em “Atualizar Lista”. O sistema deverá exibir na caixa todas as pessoas que obedecem aos critérios estabelecidos. Nesse momento, você pode simplesmente clicar em “Gerar” para gerar títulos para todos, ou clicar e selecionar um nome, para gerar somente para o registro marcado.

O sistema irá fazer todo o processamento e ao final da rotina emitirá um dos dois tipos de mensagem:

• Se todos os registros foram gerados sem nenhuma inconsistência, uma mensagem de confirmação irá aparecer na tela;

• Se durante a geração o sistema detectou alguma inconsistência nos dados, uma tela “pop-up” irá abrir e os problema serão listados em forma de texto, o que chamamos de “log de geração”. Leia atentamente o conteúdo desse arquivo e, se necessitar de ajude, salve o seu conteúdo e envie para nosso suporte, que poderá “traduzir” de forma mais simples e auxiliá-lo na solução dos problemas. Os problemas mais comuns são:

• Falta de parcela cadastrada para o período

• Pessoa sem responsável financeiro vinculado

• Pessoa sem matrícula em serviço

• Tentativa de geração de título duplicado (geração anterior)

Não esqueça de deixar os pop-ups desbloqueados em seu navegador.

Abaixo um exemplo de arquivo de log de geração com alguns registros com inconsistências de dados.

A explicação das demais Abas da tela de Manutenção Cobrança encontra-se logo abaixo, porém quando o título é gerado pela conta CAIXA para impressão de carnê sem cobrança bancária, terá função somente as Abas: “Boletos e Arquivo Serasa” e a explicação sobre elas você encontrará mais abaixo.

Após efetuar o processo de geração dos títulos da Conta CAIXA é necessário efetuar a impressão dos mesmos. Para efetuar a impressão dos Carnês de pagamento, deve-se utilizar o relatório “Carnê” na categoria Acadêmico do menu de relatórios. Veja:

Geração de títulos com emissão de boleto bancário

Os serviços que serão gerados por meio de boletos bancários devem estar vinculados à conta corrente da(s) instituição(ões) financeira(s) cadastrada(s) e configurada(s) para uso.

Veja abaixo um print de exemplo:

No exemplo anterior temos o serviço de Mensalidade vinculado à Conta Corrente do Banco HSBC. O sistema pode ser configurado para trabalhar com inúmeras instituições bancárias. Para detalhes deste processo consulte o suporte da JC Soluções.

Quando faz-se a emissão de títulos bancários há troca de arquivos com o banco, chamado de CNAB remessa e retorno, bem como o envio de arquivos de devedores para o Serasa.

Inúmeros filtros de títulos para impressão e envio por e-mail também podem ser utilizados, facilitando o controle das cobranças.

A aba “Distribuição Cobrança” é opcional. Ela serve para os casos em que desejamos primeiro gerar os títulos sem definir para qual conta corrente ele deve ser vinculado, e depois fazermos a distribuição dos mesmos entre as contas cadastradas. 

Isso é útil quando trabalhamos com mais de um banco e desejamos satisfazer as exigências de cada um em relação a quantidade de títulos ou valor mínimo para registro em carteira.

A tela de distribuição de cobrança é a seguinte:

Da mesma forma que na geração, fazemos o filtro e clicamos em “atualizar lista”. Com a lista exibida, escolhemos quantos títulos ou qual o valor queremos enviar para determinada conta corrente cadastrada no sistema.

Lembre-se, para que a distribuição de cobrança seja possível, os títulos devem ser gerados para a conta corrente padrão “CAIXA”, e essa conta deve estar cadastrada nos serviços e/ou alunos que vão participar da distribuição.

Na aba “Boletos” temos a opção de fazer a manutenção dos boletos gerados. A tela abaixo é exibida nessa aba:

Após os filtros preenchidos, temos a opção de imprimir, enviar os boletos por e-mail ou criar um arquivo de remessa para registro no banco (caso de carteira registrada), bem como cancelar os títulos. Essas opções correspondem aos botões na parte inferior da tela.

Algumas observações quanto aos campos do filtro:

Data de geração: corresponde ao dia em que os títulos foram gerados, não importa para qual vencimento.

Lote: corresponde ao lote de geração dos títulos. Serve para separar os títulos gerados pela rotina de geração de boletos (lotes iniciados com “L”) e os gerados de forma manual (lotes iniciados com “I”) pela tela de cobrança.

Cuidado ao cancelar títulos. Por exemplo, se você gerou um lote e precisa cancelar por algum motivo, não basta filtrar o vencimento e data de geração, pois outra pessoa pode ter gerado títulos manuais e você irá cancelar junto. Inclua o campo “lote” no filtro para garantir que apenas os títulos gerados por lote (lote “L...”) seja cancelado.

Status Cobrança: serve para manutenção dos títulos. Vamos supor que você envie vários títulos para registro e depois faça a confirmação de entrada. Nesse confirmação, alguns títulos podem ter sido rejeitados pelo banco por algum motivo (falta de dados, como por exemplo o CPF). Nesse caso, esses títulos serão marcados com status cobrança “REJEITADO” e você poderá posteriormente utilizar esse status no filtro para enviar novamente somente esses títulos numa nova remessa, após a correção dos dados necessários.

Status E-mail: vale o mesmo princípio do campo anterior. Se foi enviado em lote os e-mails e recebeu um log de alguns títulos que não puderam ser enviados por falta de e-mail cadastrado, o status e-mail desses títulos estará como “ERRO ENVIO”, e você poderá usar isso no filtro para reenviar somente os títulos que haviam dado problema no envio.

Data Status E-mail: serve para filtrar o período em que os e-mails foram enviados, para evitar reenvio de títulos antigos que não foram tratados.

Excluir devedores: marcando esse opção, você pode excluir a impressão e o envio de boletos de alunos que estejam em débitos até a data digitada em “data corte devedores”, evitando assim que a pessoa receba um boleto de rematrícula sem ter quitado as dívidas anteriores.

Na aba “Aglutinação” temos a opção de aglutinar boletos de um mesmo responsável, e é útil no caso de pais com mais de um filho na escola, empresas com funcionários fazendo algum curso etc. Note que, para que seja aglutinado, a opção “aglutinar” deve estar marcada no cadastro do responsável financeiro. 

Selecione a data de vencimento, e se desejar o nome do responsável que deseja aglutinar os boletos.

Na aba “Remessa Cnab” temos a lista dos arquivos gerados para registro no banco. Esses arquivos devem ser baixados no seu computador local e enviado pelo sistema do banco, geralmente um software instalado ou no próprio internet banking.

A aba “Retorno Cnab” será explicada mais abaixo.

A aba “Arquivo Serasa” temos a opção de filtrar um intervalo de datas e gerar a lista dos títulos que estão em aberto, para que o sejam registrados no Serasa. O botão “envio” registra as dívidas, e o botão “baixa” retira a dívida do cadastro no Serasa, e deve ser enviado de tempos em tempos, pois o aluno pode ter negociado ou pago o título e este ser baixado no GEO.

Na aba “Retorno Cnab” temos a opção de processar o arquivo retorno do banco. Quando um título sofre uma movimentação no banco (baixa, liquidação, entrada, rejeição) este gera um registro no arquivo, seja cobrança registrada ou sem registro. A diferença é que na cobrança sem registro você tem apenas a baixas dos boletos impressos e gerados pelo GEO, sem que o banco tenha esses títulos registrados em seu banco de dados.

A tela apresentada é a seguinte:

Devemos selecionar a conta que iremos fazer o processamento e escolher o arquivo, que deve estar previamente salvo em nosso computador ou em algum local em que ele tenha acesso. Esse arquivo geralmente fica disponível no site do banco, dentro da área da sua conta. Confirme com seu gerente sobre como ter esse arquivo, pois todos os bancos possuem essa opção, mas as vezes é preciso uma liberação da gerencia para que ele se torne disponível.

Após preenchermos a conta e escolhermos o arquivo, o botão “processar” deve ser pressionado. Nesse momento, o sistema irá fazer a leitura do arquivo e todo o processamento, que inclui:

• Verificar o status de cada título do arquivo, se é uma confirmação de entrada, rejeição, baixa etc.

• Para os títulos pagos, o sistema primeiro calculará todos os campos que devem ser considerados para a baixa no dia do pagamento informado, incluindo bolsas condicionais, abatimentos, multas e juros. Depois fará a baixa e caso tenha alguma oscilação (valor pago a maior o menor), marcará o título para que o relatório de processamento acuse o ocorrido

• Verificará casos de pagamentos de títulos cancelados ou em duplicidade, e marcará o registro para que o relatório de processamento informe.

Após o processamento, o sistema emitirá uma mensagem de confirmação ou abrirá o “popup” com o log do processamento, listando possíveis inconsistências, como por exemplo títulos cujo nosso número não foi encontrado na base de dados do GEO (geração manual pelo site do banco ou boleto pré-impresso).

Como complementa ao log, devemos emitir os dois relatórios de apoio, encontramos no menu de relatórios, categoria “financeiro”:

• Processamento Cnab (completo ou simplificado)

• Ocorrências do processamento Cnab

Esses relatórios servirão para documentar todo o processamento efetuado pelo sistema e auxiliar na tomada de decisões, como nos casos de pagamentos em duplicidade ou a menor.

Conclusão: após este treinamento você deverá se sentir apto à cadastrar toda a estrutura de serviços, parcelas e pacotes. Caso surja alguma dúvida durante a execução dessas tarefas, entre em contato com nossa central de atendimento através do fone (11) 2626-2637.

Tarefas: você deverá cadastrar todos os dados no sistema antes do próximo treinamento, pois eles são necessários para darmos sequência na implantação do sistema. 

Problemas mais comuns: segue abaixo uma pequena relação de alguns erros mais comuns e como solucioná-los.

• Clico no botão inserir e não recebo nenhuma mensagem de confirmação. Será que meu registro foi salvo?

Não. A mensagem deve ser exibida toda vez que o registro for salvo. Verifique seu browser, pois algumas atualizações podem bloquear o acesso ao javascript. Verifique os seguintes itens.

• Peça para o responsável pela manutenção de sua instituição liberar o acesso total ao site do GEO, caso utilize um servidor proxy para controle de navegação.

• Se estiver usando uma versão superior a 8 do Internet Explorer, coloque o site do GEO em modo de compatibilidade. Geralmente essa opção aparece com um ícone em forma de uma folha rasgada ao lado da barra de endereços, ou no menu ferramentas, configuração do modo de exibição de compatibilidade.

• Evite usar o Google Chrome, pois o botão do binóculo (busca) não funciona nesse navegador.

• Coloque o site do GEO na lista de sites confiáveis.

• Tento salvar um registro mas recebo a mensagem “falha ao inserir registro”.

Isso ocorre geralmente porque você está tentando inserir um registro que tenha os dados duplicados, como por exemplo o mesmo serviço mais de uma vez no mesmo pacote, etc.

Anotações:

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