Tutorial - Requerimentos
Seja bem-vindo ao material de treinamento do Sistema GEO – Gestão Escolar Online.
As informações aqui apresentadas objetivam auxiliar os
usuários a utilizarem melhor o sistema ao qual trabalham diariamente no
controle das rotinas internas da instituição escolar.
O presente tutorial relaciona-se a rotina de REQUERIMENTOS
que é utilizada no controle interno de solicitações realizadas pelos alunos
e/ou responsáveis.
Será necessário o prévio cadastro de algumas informações
relacionadas a esta rotina e este material demonstrará o processo
passo-a-passo.
Além da configuração, este tutorial trará um exemplo
prático de como utilizar esta rotina para controlar as solicitações internas da
instituição, e teremos como estudo de caso a solicitação de um Histórico
Escolar.
Surgindo dúvidas ao longo do estudo, entre em contato com a
Equipe de Suporte da JC Soluções, os dados estão no rodapé deste documento.
Boa leitura!
Equipe de Suporte
1º passo: Cadastro dos
Departamentos da Instituição Escolar.
Surgirá
a Tela de Parâmetros. Estando na Aba Ger. utilize a caixa de combinação Grupo [ Ref. 2 ] e escolha a opção [ DEPARTAMENTO ].
Faça
a criação de um Código e a Descrição do Departamento [
Ref. 3 ], como demonstrado na figura abaixo. Clique no Botão Inserir [Ref. 4 ] para confirmar o cadastro.
Veja
um exemplo com alguns departamentos (cadastre quantos achar necessário): [ Ref. 5 ] – Utilizado para fazer alteração || [ Ref. 6 ] Utilizado para fazer exclusão
Exemplo de
Departamentos da Instituição Escolar
2º passo: Cadastro dos
Requerimentos utilizados pela Instituição Escolar.
Utilize
a mesma tela de Parâmetros do passo anterior, porém escolhendo a Aba Requerimentos [ Ref. 7 ]. Veja abaixo a descrição
de cada campo a ser preenchido.
Exemplo de
preenchimento da base de Requerimentos da Instituição Escolar
[Ref. 8] Código: Código do Requerimento. [Ref. 9] Descrição:
Nome do Requerimento.
[Ref. 10] Prazo: Tempo em dias para entrega do Requerimento. [Ref.11] Valor:
Custo do Requerimento.
[Ref. 12] Departamento: A qual departamento está
relacionado o Requerimento. [Ref. 13] Prazo Pagto: Prazo em dias para
quitação custo do requerimento.
Após
o preenchimento dos campos clique Botão Inserir [ Ref.
14 ] para confirmar o cadastro.
Veja um exemplo com
alguns requerimentos (cadastre quantos achar necessário):
[
Ref. 15 ] – Utilizado para fazer alteração || [ Ref. 16 ] Utilizado para fazer exclusão
Exemplo de Requerimentos da Instituição Escolar
Perceba
que pode haver solicitação de requerimento que não gerem custos para o aluno,
no exemplo acima temos uma Requerimento de Solicitação de Bolsa, onde o Valor é
“0,00”, ou seja, o aluno não pagará nada para fazer este tipo de solicitação,
com isto também não há prazo para pagamento.
3º Passo: Estudo de caso,
solicitação de Histórico Escolar.
Abaixo
está uma demonstração de como utilizar a Rotina dos Requerimentos no dia-a-dia
dos trabalhos da instituição escolar. Pegamos como exemplo a solicitação de
emissão de um Histórico Escolar.
Parte 1: Estando no cadastro de Pessoa do Aluno/Responsável que está efetuando a
solicitação, clicar na Aba Req [ Ref. 17 ].
Parte 2: Estando na Aba Req, efetue a inserção do Requerimento como demonstrado
na figura abaixo. Veja a descrição de cada campo.
[Ref. 18] Status: Pesquisa requerimentos lançados por
meio de dos status (aberto, andamento e fechado).
[Ref.
19] Código
Requerimento: Requerimento a ser inserido. [Ref. 20] Data: Data da
solicitação do Requerimento
[Ref.
21] Turma: A turma atual a qual o aluno pertence.
[Ref. 22] Observações: Observações gerais sobre a
solicitação. O seu preenchimento não é obrigatório, porém os dados preenchidos
poderão posteriormente serem acessados via relatório.
Após
o preenchimento dos campos clique Botão Inserir [ Ref.
23 ] para confirmar o cadastro. Surgirão dois novos botões veja:
[Ref. 24] Botão Asterisco [*]: Utilizado para fazer a manutenção do referido requerimento, por meio
deste botão faz-se o acompanhamento e o encaminhamento do documento solicitado.
[Ref. 24] Botão [P]: Impressão do Requerimento via Relatório.
Veja
abaixo a tela que surge ao clicar no Botão Asterisco:
Exemplo de Requerimento com custo – status: “Pgto Pendente”.
Para requerimentos que não possuem custo o status inicial será
“Andamento”.
Verificamos que a tela acima é referente ao Andamento da
Solicitação do Requerimento. Neste exemplo temos a solicitação na Data
“17/04/13”, feita pelo Usuário “administrador”, está alocada para o
Departamento SC (Secretaria), o Status está como “Pagto Pendente”, ou seja,
este status tem ligação direta com a questão financeira, o aluno precisa quitar
a solicitação. No campo Descrição deste registro foi inserida a seguinte
instrução “Entrada de pedido de
requerimento.”.
O
aluno é encaminhado ao setor financeiro para fazer a quitação da taxa de solicitação.
O setor financeiro fará o recebimento, veja:
Parte 3: Recebendo o pagamento referente a solicitação de requerimento
O
recebimento do valor da solicitação deve ser feito pela Tela Cobrança do Menu Financeiro, veja como efetuar este
procedimento:
Selecione o item Cobrança [Ref. 25] do Menu Financeiro, uma nova tela
será apresentada:
Digite
parte do nome do aluno no campo Aluno [ Ref. 26 ],
o GEO apresentará alguns nomes relacionados ao dado digitado, faça a seleção do
aluno desejado.
Desmarque
a Caixa de Seleção Mostrar Todos [ Ref. 27 ] para
o sistema apenas mostrar os títulos que estão com o Status Pendente. Para
efetuar o recebimento clique na Caixa de
Seleção Baixar [ Ref. 28 ] e clique no
item Valores de Pagamento [ Ref. 29 ]. Novas
opções surgirão, veja:
O
Sistema traz como padrão a Data atual como a Data de
pagamento [ Ref. 30 ], porém está data pode ser alterada conforme a
necessidade. Clique no Botão Calcular [ Ref. 31 ].
O sistema fará o cálculo necessário e apresentará o valor a ser recebido no
campo Valor Total [ Ref. 32 ].
Escolha
a Forma de Pagamento [ Ref. 33 ] e clique no Botão Receber [ Ref. 34 ]. Após estes passos a
referida cobrança estará com o Status “PG” de pago.
Parte 4: Conferindo o andamento
da Solicitação do Requerimento.
Retorne
a Tela de Pessoa e localize o aluno ao qual efetuou a solicitação. Clique na
Aba Requerimento, Botão [ * ] [ Ref. 24 ] e veja
o resultado apresentado na imagem abaixo:
Veja que surgiu dois novos registros [ Ref. 35
] e [ Ref. 36 ].
Os registros indicados são incluídos automaticamente após o financeiro ter recebido o pagamento do requerimento solicitado.
[
Ref. 35 ] – Fica registrado que o setor Financeiro efetuou
a baixa. Status “Concluído”.
[ Ref. 36 ] – É lançado um novo registro
de encaminhamento para o mesmo setor do primeiro registro, informando que o
processo está em “Andamento”, ou seja, deve ser
dado continuidade.
Após
o setor competente responsável pela confecção do requerimento concluir o
processo, deverá fechar o a solicitação de requerimento, finalizando o mesmo.
Veja como efetuar este procedimento:
Ref. 37 ] – Efetue o preenchimento dos
campos colocando o Status como “Finalizado” e fazendo algum tipo de observação
que ache necessário.
[ Ref. 38 ] – Utilize o Botão Inserir
para incluir os dados preenchidos na referência anterior. [ Ref. 39 ] – Utilize o Botão Fechar para sair do Modo
Andamento do Requerimento.
O
Status Geral do Requerimento passou a ser “Finalizado” [
Ref. 40 ] indicando que o processo do Requerimento foi finalizado.
O sistema gerou um
número de protocolo [ Ref. 41 ].
Relatórios
para Acompanhamento de Requerimentos.
O Sistema GEO disponibiliza dois relatórios para o efetivo controle do andamento dos requerimentos.
Para acessa-lo siga as orientações abaixo:
Escolha
a Categoria Acadêmico [ Ref. 43 ], digite no
campo Nome [ Ref. 44 ] “requerimento” e clique
no link filtrar [ Ref. 45 ].
Utilize os relatórios abaixo para fazer o acompanhamentos dos
requerimentos.
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