Rematrículas: o que está envolvido neste processo
Veja nesse artigo todos os passos do processo de Rematrícula.
Do 1º ao 3º passo são ações de manutenção e configuração que devem ser feitas antes do início do processo de rematrícula. Então fique atento as prazos para não deixar para última hora e não conseguir fazer as manutenções e inclusões necessárias para não ter retrabalho.
1º Passo: Efetuar a criação das Turmas do Ano Letivo que virá. Veja nesse link um tutorial sobre essa rotina.
2º Passo: Faça a manutenção ou criação dos Pacotes de Serviço que serão utilizados para o processo de matrícula e rematrícula.
Acesse o Menu Configurações | Parâmetros. Clique na Aba "Pcts. Servs.", ou seja, Pacotes de Serviço. Escolha individualmente cada pacote que está na lista, e faça as seguintes alterações adequadas, conforme a regra estabelecida por sua instituição de ensino.
Esse pacote de serviço será usado no final do processo de confirmação da rematrícula.
3º Passo: Incluir os valores de mensalidade referente ao novo ano letivo, bem como os abatimentos se houverem.
Neste caso, utilize o Menu Financeiro | Cadastros | Serviços e no registro das parcelas do ano letivo use o botão "ABAT" para incluir a regra de abatimento utilizada em sua instituição. Veja nesse link um tutorial sobre essa rotina.
4º Passo: Usar a rotina Reserva de Vagas para pré-matricular os alunos nas turmas do novo ano letivo. Para isso utilize o Menu Acadêmico | Processos | Matrícula. Estando com a tela Geração e Manutenção das Matrículas aberta, clique na Aba "Reservar". Faça o filtro digitando o ano letivo atual, escolhendo no campo "Situação" a opção "Matriculado". Após preenchimento do filtro, clique no Botão "Filtrar" para que o registro dos alunos seja carregado. Para finalizar, digite no campo "Novo Ano Letivo" o novo ano letivo e clique no Botão "Reservar". Veja nesse link um tutorial sobre essa rotina.
Caso haja alguma inconsistência de dados que faça com que o sistema não consiga efetuar a reserva de vagas, o Software GEO avisará por meio do arquivo de Log, e o mesmo deve ser analisado para correção de possíveis erros de dados. Caso não consiga entender o que o Log informou, faça contato imediato com a equipe de suporte para resolver a questão.
Após ter efetuado o processo da Reserva de Vagas, os alunos estarão nas turmas do novo ano letivo, com a situação "Pré-Matriculado" e resultado "Aguardando", ou seja, estarão aguardando a confirmação da matrícula.
Do 5º ao 8º passo são ações que são executadas no GEO para o processo de confirmação da rematrícula quando o responsável comparecer na instituição para pagar a rematrícula.
5º Passo: Acesse o Menu Financeiro | Cobrança. Localize o cadastro do aluno, e selecione o item "Geração de Títulos Individuais" e faça o preenchimento de todos os campos, conforme os dados dos alunos. Veja nesse link um tutorial sobre essa rotina.
Serviço: escolha o serviço de mensalidade referente ao novo ano letivo
Parcela: digite 01 (para janeiro), 02 (para fevereiro)... e assim por diante.
Aglutinar: deixe desmarcado (que é o padrão)
Vencimento: digite a data que você está recebendo o pagamento
Vl. Bruto: Valor Bruto da Mensalidade
V. Abatimento: digite o valor de desconto caso o aluno o tenha
(observação: caso não queira digitar valor de desconto, pode-se já digitar o valor líquido no campo Valor Bruto)
Dt. Competência: digite aqui a data de competência deste pagamento
Conta corrente: caso não seja gerado boleto bancário escolha CAIXA, que é o caixa interno do sistema GEO, será gerado o registro de pagamento mas não será gerado boleto bancário. Caso sua escola utilize boleto no processo de rematrícula, basta escolher a conta corrente adequada.
Turma: escolha a turma referente ao novo ano letivo
End. Corresp.: escolha corretamente qual é o endereço de correspondência, conforme o responsável financeiro, pois para boletos registrados essa informação é fundamental, pois caso não haja a informação cadastrada o instituição bancária fará a recusa do registro.
Após o preenchimento de todos os campos clique no Botão "Gerar" e o Software GEO fará a geração do título.
Os passos 6º e 7º devem ser seguidos, caso sua instituição receba o valor da rematrícula diretamente na escola.
6º Passo: Selecione o item "Detalhes do Pagamento", localize e selecione o título que foi gerado anteriormente.
7º Passo: Selecione o item "Valores de Pagamento", a Data de Pagamento já estará preenchido com a data do dia, porém pode-se alterar caso esteja fazendo um lançamento retroativo. Clique no Botão "Calcular". O Software GEO apresentará o Valor Total que será recebido, caso tenha gerado multa e juros (isso ocorrerá somente se a data do pagamento for maior que a data de vencimento), neste caso pode-se utilizar o Botão "Isentar" para que o GEO faça o acerto se for necessário. Escolha a forma de pagamento (Cheque, Cartão, Dinheiro etc.) e clique no Botão "Receber" ou "Recibo".
Botão Receber: ao clicar neste botão o GEO fará a baixa do título e não emitirá recibo.
Botão Recibo: ao clicar neste botão o GEO fará a baixa do título e emitirá um recibo para ser impresso e entregue ao responsável.
Após ter recebido os pagamentos é necessário finalizar o processo da rematrícula, alterando a situação de matrícula do aluno.
8º Passo: Acesse o Menu Acadêmico | Cadastros | Aluno. Localize o aluno, clique na Aba "Matrícula", e faça a alteração no registro de matrícula da turma do novo ano letivo, alterando a situação de "Pre-Matriculado" para "Matriculado". O GEO carregará uma janela sobreposta pedindo para o usuário escolher o Motivo da Alteração desta matrícula, escolha a opção: "REMATRICULA EFETIVADA", clique no Botão "OK". Faça a digitação da data de Matrícula no campo logo abaixo do Ano Letivo (essa data é importante, para que o GEO de fato registre qual a data que o aluno efetivou a rematrícula, pois pode-se utilizar o relatório "Estatística de Matrícula" localizado na categoria Acadêmico, para acompanhar esse processo. Finalize a confirmação da Rematrícula clicando no ícone "Disquete" para que o GEO faça a alteração.
Após a concluir o 7º passo, o GEO pedirá para o usuário escolher o Pacote de Serviço. Muita atenção neste momento, pois é por meio deste procedimento que o GEO incluirá no cadastro de pessoa do aluno (Aba Serv) a estrutura de serviço que será usada para a geração das mensalidades do novo ano letivo.
9º Passo: Escolha o pacote de Serviço conforme a série do aluno no novo ano letivo. Deixe o campo "Data Início" em branco, caso a data já esteja configura no Pacote de Serviço, ou digite a data que começará os pagamentos. Dica: sempre coloque o primeiro dia do mês que começará os pagamentos. Para finalizar clique no botão "OK", para que o GEO inclua o serviço para o aluno.
Após estes procedimentos citados acima, a rematrícula do aluno estará concluída, tendo os dados necessários para a futura geração de boletos do novo ano letivo.
IMPORTANTE: Caso o aluno tenha algum tipo de benefício (conforme as nomenclatura cadastradas para a sua escola), essa informação deve ser lançada no registro do serviço de mensalidade do aluno (Cadastro de Pessoa do Aluno, Aba Serv) usando o ícone "Lupa" para fazer o lançamento do benefício. Veja nesse link um tutorial sobre o lançamento dos benefícios. Caso tenha surgido uma nova nomenclatura de Benefício por algum convênio novo que a escola firmou com alguma instituição, veja nesse link como incluir novas nomenclaturas.
Tendo dúvidas faça contato com nossa equipe de suporte pelos canais de atendimento (telefone, chat ou ocorrência).
Clique aqui e conheça como sua escola pode fazer o processo de Rematrícula Online utilizando para isso o Portal GEO.
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